排好輕重緩急，活用每一分可用時間
做足功課，精準出手，提升每一個行程效率
時間好像永遠不夠用，但總是有些菁英業務員不但連續多年個人績優，還將團隊帶領得相當優秀，他們是怎麼做到的？其實關鍵在於提升工作效率，並且抓緊每一分可用的時間。
有些業務員常常茫然無措不知道該做什麼，有些業務員卻忙到恨不得一天有48小時可用，為什麼會有這樣的差距？香港宏利人壽分行總監黃巧雲認為，行程中有太多空檔，其實往往是不夠熱愛這份工作，否則哪怕只是幾分鐘的時間，都會想要好好利用，又怎麼會給自己留下空檔時間？
黃巧雲如今已是分行總監，公司、團隊、客戶等各方面的行程將她一整天的時間安排得非常緊密，她不但各方都兼顧，還連續3年獲得國際龍獎IDA傑出業務白金獎。究竟是什麼樣的優秀時間管理，讓她能夠做到這一切？
黃巧雲的一日時間管理規劃
如果有電視臺跟拍黃巧雲的一天，那麼第一個鏡頭想必會是她早上9點踏入辦公室的畫面。每天早上9～11點，是黃巧雲與團隊的會議與訓練時間；上午11～下午1點，黃巧雲會在辦公室進行資料整理與行政工作等事項；下午1點是午餐時間，通常會與客戶相約用餐，同時也做促成工作。
下午3點起的2個小時，黃巧雲會利用下午茶比較放鬆的機會，進行增員工作或面談等事項；一直到下午6點，黃巧雲才會稍事休息，順便處理一些個人私事。
到了晚上7點，又是與客戶共進晚餐、推動銷售的時間，若還有時間便嘗試再多1訪；一直到晚上10點她才踏進家門，結束忙碌的一天，但睡前還是會把整天的訊息重新看過一遍，以免因為忙碌而漏掉重要訊息。
黃巧雲的一天十分規律，也把每一分鐘活用到極致。比如，在等電梯、等客戶抵達或等待夥伴進辦公室的短短幾分鐘，黃巧雲同樣不會白費，安排工作事項、聯絡客戶，或者透過社群媒體預先瞭解一下客戶的情況等，每一分鐘都安排得滿載。
「1天24個小時我已經覺得不夠用了，當然不能再浪費任何一點時間。」黃巧雲表示，她現在的私人行程已經愈來愈少，以前還沒有那麼忙碌時，她還會留一些時間進行運動、品酒等興趣，但現在即使是去上一些有興趣的課程，也總會聯想到保險。從業愈久，保險的價值愈深刻，黃巧雲用在保險工作上的時間也就愈來愈多。
當然，剛進入保險業的新人，或者客戶數量還沒有那麼多的業務員，每天的行程可能就不需要這麼滿，但有些業務員的行程安排太過隨興，以至於行程之間的零碎時間變得尷尬──要安排多一個拜訪可能時間不夠，光拿來做零碎的事情又太多，難免會造成浪費。
對此黃巧雲建議，業務員在規劃行程時，首先以每天或每週的固定行程為出發點，然後盡可能緊貼著安排行程。如此一來，原本可能多段不好應用的空餘時間，就會結合成一大段可用時間，要安排需要大量時間的行程就容易得多。
當然，許多時候的行程安排需要遷就客戶的時間，黃巧雲也難免會遇到這樣的情況，或者碰到行程臨時取消的情形，她會立刻拿出手機尋找可以立刻約見的客戶，或者若時間較短，她則會處理家庭事務，或者翻閱社群媒體瞭解客戶近況，同時也吸收新知。
但如果反過來同時間有太多的行程需要安排，該如何分辨輕重緩急？黃巧雲將行程分為4類，首先最為優先的便是客戶的需求，因為客戶才是保險從業的根基，若是連客戶都服務不好，再高的職位都是虛的；再加上黃巧雲一向將客戶視為朋友對待，因此即使是頒獎典禮等場合，當客戶有理賠需求時，她也會立刻奔赴客戶所在地。
第2優先的是夥伴的需求。身為主管，幫助夥伴是應盡的義務，黃巧雲的夥伴也知道她很忙，所以會找到她求助的事情一定是對夥伴十分重要的事情，因此黃巧雲會將夥伴的問題放在第2順位。
在滿足了客戶與夥伴的需求之後，接下來才輪到其他工作事項，包括公司活動、行政工作等。至於個人需求，比如購物、理髮等，則被黃巧雲放到最後才滿足。
當然黃巧雲也強調，這個順序並非任何情況都絕對適用，畢竟各類行程的具體重要性浮動不小。比如，在參加公司會議或者頒獎典禮等場合，除非客戶或夥伴有緊急要事，否則黃巧雲還是會以公司活動為先，但她仍會縮減個人休息時間，盡量抽空解決客戶與夥伴的問題。
做足功課，精準出手，避免不必要的時間浪費
再怎麼緊密安排、客戶優先，一旦忙碌起來，難免還是讓人覺得24小時不夠用，於是增加每個行程的效率，省出更多可用時間，就成為許多業務員的追求。黃巧雲建議，可以從「做足功課、精準出手」做起。
如前述所提及，黃巧雲一天的大部分時間都用在團隊管理、輔導與增員等工作，與客戶面對面銷售的時間幾乎只有午、晚餐期間，再扣掉點餐、用餐等時間，其實非常有限，因此必須提高自己的銷售效率，沒有時間可以浪費。
因此，在提前1週與客戶相約時，黃巧雲就會趁聯絡時預先與客戶約好見面當天要做的事情，並且瞭解相關資訊，如此當天就不用太多寒暄與鋪陳就可以直入主題。並且，黃巧雲也會利用零碎時間預先翻閱客戶的FB、微信好友圈等社群媒體，瞭解客戶的近況，作為判斷客戶需求的依據，於是說明的內容與銷售的商品，就會更加切中客戶需求。
這樣的方法無論對於老客戶或新客戶都是有效的，如果新客戶來自轉介紹，黃巧雲還會先向轉介紹中心瞭解，新客戶可能會有哪方面的需要，預先做好相應準備。當然，每次與客戶見面時，黃巧雲還是會再重複一次所做的規劃與方案，以免因自己的判斷失誤，導致需求與規劃錯置。
至於在夥伴的輔導方面，黃巧雲通常會運用開車的時間與他們通電話，節省時間。同時，她會先讓夥伴思考問題何在，嘗試給出一個解決方法，而黃巧雲在聽完之後根據答案點出不足或提供建議，這樣不但節省時間，而且因為答案是夥伴思考後的結果，還能讓方案背後的道理更加深入人心。
除了節省時間外，做1件事情能有2件事情的收穫，同樣是對行程、時間的最大化活用。比如在參加一些課程或與客戶出遊時，她同時也會在聊天的過程中嘗試銷售。
「我其實只是跟他們聊天而已，因為生活無處不與需求相關。」黃巧雲會以自己的情況為例，與客戶或上課同學聊起家庭、父母、子女、工作、經濟、時事等話題，而這些話題最終都會導引到醫療、退休、教育、傳承等保險相關需求，保險的價值便直觀了起來。
黃巧雲總結，時間管理的最大動力，其實就是對這份事業的愛，為了想要做更多事情，於是會活用每一分零碎時間，也會嘗試用更高的效率幫助更多的人。只要有這份愛，好的時間管理就走出了至關重要的第一步，而其他的規劃管理方法，則是幫助他們走得更加穩健。
黃巧雲
◆榮譽紀錄：
1. 2015～2017年榮獲國際龍獎IDA傑出業務銅龍獎
2. 2018、2019年榮獲國際龍獎IDA傑出業務銀龍獎
3. 2020～2022年榮獲國際龍獎IDA傑出業務白金獎
4. 2015～2017年榮獲美國百萬圓桌MDRT會員
5. 2018、2019年榮獲美國百萬圓桌MDRT超級會員COT
6. 2020～2023年榮獲美國百萬圓桌MDRT頂尖會員TOT
7. 2019、2020年榮獲香港人壽保險經理人協會GAMA經理發展金獎
8. 2021、2022年榮獲香港人壽保險經理人協會GAMA經理發展白金獎
9. 2021、2022年榮獲香港人壽保險協會LUA傑出人壽保險營業員獎DAA